Как подать декларацию в ГИД без ошибок

После того, как в организации прошла спец. оценка условий труда, специалисту по охране труда нужно оформить декларацию и предоставить ее в ГИТ. Не подадите декларацию, заплатите штраф — от 60 тыс. до 80 тыс. руб. Подадите, но с ошибками, инспекция документ не примет. В этом уроке разберем промахи коллег при оформлении декларации, и вам не придется платить штрафы или переделывать документы.

Шаблон декларации

Редактировать и форматировать шаблон декларации на свой вкус или исходя из особенностей компании нельзя. Это ошибка.

Как избежать. Форма декларации условий труда утверждена в приложении № 1 к приказу Минтруда от 07.02.2014 № 80н. Не редактируйте шаблон: оставьте разрывы, не используйте дополнительные подчеркивания, не меняйте шрифт. Пусть утвержденная форма документа не смущает вас. В идеале — подать декларацию, которую подготовили эксперты аккредитованной организации по проведению спецоценки. Если ГИТ ее не примет, направите вопросы эксперту и он исправит документ сам.

Пример 1. Специалист внес правки в шаблон. ГИТ документ не приняла

Эксперты провели в офисе спецоценку условий труда, оценили рабочие места и направили работодателю декларацию в электронном виде. Но формат документа не понравился специалисту, который занимался вопросом спецоценки в организации. Его не устроили переносы, разрывы текста, мелкий шрифт. Специалист скачал шаблон декларации на сайте Роструда, перенес туда информацию из файла эксперта, отредактировал на свой вкус. Такую декларацию инспектор ГИТ не принял. Основание — заполнен не по форме. После того, как специалист переделал документ, сохранив утвержденный формат, декларацию приняли.

Разделы декларации

Укажите информацию, в которой не уверены, не будете доверять экспертам, которые проводят СОУТ, добавите лишнее, декларацию не примут.

Как избежать. Эксперты аккредитованной организации готовят декларацию с учетом всех особенностей и требований. Сомневаетесь в правильности — попросите пояснить со ссылками на нормативку.

Напомним, декларируют рабочие места, на которых вредные или опасные факторы присутствуют в пределах допустимых значений, или их не идентифицировали вообще (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Декларация не нужна, если рабочие места попадают под ограничения части 6 статьи 10 Закона № 426-ФЗ. Например, профессии входят в списки, по которым досрочно назначают страховые пенсии, или ранее на рабочем месте устанавливали класс 3.1 и выше, а потом изменили на 2.

Наименование должности, профессии или специальности работников, занятых на декларируемом рабочем месте, а также их численность указывайте согласно Перечню рабочих мест. Индивидуальный номер рабочего места указывайте в соответствии с первой графой Перечня рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда. Если в компании есть аналогичные декларируемые рабочие места, то их порядковые номера указывают с добавлением прописной буквы «А» согласно данным четвертой графы Перечня рабочих мест.

Пример 2. Работодатель добавил те рабочие места, которые указывать не нужно

Строительная компания провела СОУТ на рабочих местах офисников, газосварщиков и крановщиков. В декларации эксперт указал только места офисных сотрудников. Работодатель решил, что это ошибка и поручил добавить рабочие места газосварщиков и крановщиков. В ГИТ декларацию не приняли. Работодатель переделал декларацию – оставил только места офисников. После этого ГИТ документ приняла.

Дата декларации

Подписываете декларацию, ориентируйтесь на текущую дату. Иначе получите штраф.

Как избежать. Ставьте ту дату, в которую работодатель утверждает отчет, даже если прошло время. Не ориентируйтесь на даты, которые указали эксперты. Это потянет за собой просрочку других необходимых мероприятий по завершении СОУТ, в том числе подачу декларации. Документ нужно направить в ГИТ в течение 30 рабочих дней со дня утверждения отчета (п. 5 приложения 2 приказа Минтруда от 07.02.2014 № 80н). Если есть сомнения по датам, обратитесь к эксперту, который готовил отчет и декларацию. Как правило, специалисты не отказывают в помощи и после завершения работ по СОУТ в организации.

Пример 3. Работодатель поставил дату отчета экспертов и ошибся

Эксперты провели спецоценку, отдали ответственному специалисту отчет и декларацию. Тот убрал документы и забыл отдать работодателю на подпись. Через два месяца вспомнил, что нужно подать декларацию в ГИТ. Принес на подпись. Работодатель не знал, какую дату ставить и ориентировался на те, которые в отчете прописали эксперты. Декларацию подали в ГИТ несвоевременно и инспектор предупредил о штрафе.

Формат и дополнительные документы

Подадите декларацию только на бумаге и не предоставите все необходимые документы — допустите ошибку.

Как избежать. Передавайте декларацию не только на бумаге, но и на электронном носителе в формате docx. Можно записать файл на флешку или диск. Подготовьте полный пакет документов. Воспользуйтесь перечнем необходимых документов на сайте Роструда. А уточнить перечень можно в территориальном подразделении ГИТ. Итак, в пакет документов входят:

1. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (оригинал и копия) – 2 экз;

2. Заверенная копия заключения эксперта по результатам идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов – 1 экз;

3. Заверенная копия заключения эксперта по результатам проведенной специальной оценки условий труда – 1экз;

4. Заверенная копия сводной ведомости результатов специальной оценки условий труда (раздел отчета 5 таблицы 1,2) – 1 экз;

5. Заверенная копия утвержденного титульного листа отчета о проведении специальной оценки условий труда – 1 экз;

6. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда на электронном носителе (флешка или диск).

Пример 4. Принесли декларацию только в бумажном виде и неполный пакет

После СОУТ работодатель получил от экспертов комплект документов, в том числе декларацию соответствия условий труда. На перечень документов, которые требует ГИТ вместе с декларацией он не обратил внимания. В инспекцию отвезли только декларацию. Инспектор принимать ее отказался – она была оформлена лишь на бумаге и не хватало пакета документов. Инспектор принял данные, как только собрали полный пакет и предоставили декларацию и в электронном виде.

Самое важное

Заполняйте декларацию только по форме, утвержденной Минтрудом. Убирать или добавлять свои графы нельзя.

Данные о работниках указывайте в соответствии с Перечнем рабочих мест из отчета о СОУТ.

Не заполняйте нижнюю часть декларации – сведения о регистрации документа. Ее заполнит инспектор ГИТ.